COACHING: ¿PARA QUÉ UNA BUENA GESTIÓN DEL TIEMPO?

Un artículo de Lourdes para ColumnaZero.
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Un artículo de Lourdes para ColumnaZero.
Un artículo de Lourdes Pozo para ColumnaZero.

El buen rendimiento en el trabajo depende en gran medida de una adecuada gestión y organización del tiempo que pasamos trabajando. (1) Saber priorizar las tareas o los objetivos que tenemos diariamente, (2) concretar cómo lo vamos a hacer y (3) asignar tiempo para realizar esas tareas, nos ayudará a obtener mejores resultados y nos evitará agobios. El problema es preocuparse demasiado tarde, cuando ya no hay posibilidad de reaccionar. 

¿Cómo podemos gestionar bien nuestro tiempo?

Hay métodos, rutinas y procedimientos que podemos adquirir en nuestro día a día para que nos ayuden a gestionar mejor nuestro tiempo en la oficina, para lograr ser más productivos y eficientes.

(1) Lo primero, es lo primero y no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy: priorizar es prioritario. Organizar el día cuando llegues a la oficina o justo el día anterior antes de irte, te ayudará a centrarte en las tareas más importantes que te ocupen. Importante será también gestionar los asuntos urgentes que puedan surgir y estar cómodo en la incertidumbre, ya que no siempre aquello que hemos planificado durante el día, se dará con certeza. Pero teniendo claro el trabajo que es prioritario, podremos distinguir entre lo que es urgente, lo que es importante y el resto.

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(2) Concretar te llevará a ser más eficiente y más productivo: Saber lo que hay que hacer es fundamental si queremos ser más productivos y eficientes. Si hace falta, anota los procesos. Muchas de las tareas que nos ocupan el día son rutinarias y si damos con la fórmula correcta al realizarlas, nos ahorrará mucho tiempo y trabajo; y acabaremos siendo más productivos.

(3) Cuánto tiempo aproximado le vamos a dedicar a las tareas: La ley de Parkinson dice que “cuanto más tiempo tienes para realizar una tarea, más tiempo tardas en completarla”.  De ahí que debamos contar con un tiempo estimado de finalización, ya que de lo contrario tenderemos a extender el tiempo de ejecución. Asignar plazos te ayudará calcular las horas que te llevará finalizar tareas; de esta manera podrás tener una idea de las horas de trabajo que te ocupa cada una de ellas, para poder sistematizarlo a largo plazo.

Al final del día, es importante revisar la lista de tareas y valorar que has finalizado y lo que queda. Aún así, tenemos que ser realistas y no sentirnos culpables si la lista no se ha terminado. A veces somos muy exigentes con nosotros mismos y pensamos que no hicimos un buen trabajo porque en la lista se han incluido tareas que necesitaban más tiempo que el que realmente le habíamos asignado.

Para ayudarnos con esta organización de tareas existen en el mercado aplicaciones como evernote, que además te permite adjuntar la documentación que necesitas a cada tarea.

¿Qué nos impide gestionar nuestro tiempo bien?

Lo que nos impide gestionar nuestro tiempo son los ladrones de tiempo, entre ellos se encuentran los que se mencionan a continuación:

(1) Reuniones mal gestionadas: las reuniones mal gestionadas son aquellas que a lo largo del día nos absorben, no cuentan con una agenda previa de los temas que es necesario tratar y no informan sobre el tiempo de duración o, si lo hacen, no respetan la hora prevista de inicio y finalización. Este tipo de reuniones son consideradas una gran pérdida de tiempo, porque no se resolverá nada y nos quitará el tiempo que tenemos para otras tareas más urgentes o importantes. Las reuniones son una herramienta imprescindible de comunicación y coordinación, tanto internamente en el equipo de proyecto como externamente. De ahí que haya una gran diferencia en el rendimiento de un equipo que gestiona sus reuniones eficientemente y otro en el que las reuniones se improvisan.

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(2) Multitasking: datos obtenidos de estudios sobre gestión del tiempo llevados a cabo por investigadores de la Universidad de Standford concluyen que la multitarea es menos productiva que enfocarnos en una sola tarea y los resultados que obtendremos ganan en calidad, ya que nuestra capacidad de concentración aumenta si estamos atentos a una sola tarea. Terminar con un cometido y ponernos con otro, facilitará nuestro trabajo más que estar a “todo“ a la vez.

(3) No saber decir que NO: a veces, no podemos llegar a todo y no pasa nada si decimos que NO podemos, que NO llegamos y es esencial pedir ayuda y delegar cuando así lo creamos conveniente. Lo importante de saber decir que NO a tiempo, es que se pueda gestionar dentro del equipo/departamento ese trabajo. En ocasiones intentamos agradar a todo el mundo diciendo que sí y acabamos no cumpliendo con lo que habíamos prometido y eso no jugará a nuestro favor.

(4) Procrastinar: en el trabajo procrastinamos también. Es uno de los mayores problemas que nos encontramos a la hora de organizar el trabajo y acabamos postergando aquello que no nos gusta hacer. Lo que hacemos es anticipar el aburrimiento que nos produce el realizar determinada tarea y se nos hace más cuesta arriba el terminarla y se alargará indefinidamente el ponerle fin. Esto nos causará perjuicios evidentes: retrasos, agobios, estrés, oportunidades perdidas, metas no alcanzadas, incumplimientos, etc.

(5) Problemas que puedan surgir: si por el camino se detectan problemas, el mejor momento para resolverlos es cuando aparecen, no después; ya que eso se convertirá en una tarea más, de las que pondremos en el saco del “debo, pero no quiero“ y hará que perdamos tiempo que podemos invertir en otros trabajos que requieren de nuestra atención. Como decía Henry Ford: “La mayoría de las personas gastan más tiempo y energía en hablar de los problemas que en afrontarlos“.

En Feel Unique Coaching te ayudamos a desarrollar esta habilidad para que tu tiempo en el trabajo sea más eficaz y productivo. La gestión del tiempo es una de las habilidades que más se buscan en el coaching empresarial, ya que una buena gestión del tiempo revertirá también en tu vida privada, facilitará la conciliación entre vida personal y trabajo.

Lourdes Pozo. Coach ejecutiva y personal en Feel Unique Coaching.

@Columnazero

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